KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Unsur-Unsur Komunikasi

Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur dalam komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan saling ketergantungan satu dengan lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut. Unsur – unsur komunikasi yaitu:

1. Komunikator / pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa tunggal, kelompok, atau organisasi pengirim berita. Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut , dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik. Untuk itu, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan bagaimana cara menyampaikannya .

2. Komunikan / penerima / receiver . Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi , penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna.

3. Saluran/ media/ channel. Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat berupa kata – kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photo copy, email, sandi morse, semaphore, sms , dan sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan ( Wursanto, 1994 ).

Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Ide (gagasan) => Si Sender

2.    Perumusan
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

3.    Penyaluran (Transmitting)

Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

4.    Tindakan
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

5.    Pengertian
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

6.    Penerimaan
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.

Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

Hambatan-Hambatan Komunikasi

HAMBATAN FISIK DALAM PROSES KOMUNIKASI

Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna rungu), tuna netra, tuna wicara. Maka dalam hal ini baik komunikator maupun komunikan harus saling berkomunikasi secara maksimal. Bantuan panca indera juga berperan penting dalam komunikasi ini.

HAMBATAN SEMANTIK DALAM PROSES KOMUNIKASI

Semantik adalah pengetahuan tentang pengertian atau makna kata (denotatif). Jadi hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang digunakan oleh komunikator, maupun komunikan.

Hambatan semantik dibagi menjadi 3, diantaranya:

·       Salah pengucapan kata atau istilah karena terlalu cepat berbicara.

·       Adanya perbedaan makna dan pengertian pada kata-kata yang pengucapannya sama

·       Adanya pengertian konotatif

Jadi apabila ini disampaikan secara denotatif sedangkan komunikan menangkap secara konotatif maka komunikasi kita gagal.

HAMBATAN PSIKOLOGIS DALAM PROSES KOMUNIKASI

Disebut sebagai hambatan psikologis karena hambatan-hambatan tersebut merupakan unsur-unsur dari kegiatan psikis manusia.

Hambatan psikologi dibagi menjadi 4 :

1. Perbedaan kepentingan atau interest

Kepentingan atau interst akan membuat seseorang selektif dalam menganggapi atau menghayati pesan. Orang hanya akan memperhatikan perangsang (stimulus) yang ada hubungannya dengan kepentingannya. Effendi (1981: 43) mengemukakan secara gamblang bahwa apabila kita tersesat dalam hutan dan beberapa hari tak menemui makanan sedikitpun, maka kita akan lebih memperhatikan perangsang-perangsang yang mungkin dapat dimakan daripada yang lain. Andaikata dalam situasi demikian kita dihadapkan pada pilihan antara makanan dan sekantong berlian, maka pastilah kita akan meilih makanan. Berlian baru akan diperhatikan kemudian. Lebih jauh Effendi mengemukakan, kepentingan bukan hanya mempengaruhi kita saja tetapi juga menentukan daya tanggap, perasaan, pikiran dan tingkah laku kita.

Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, komunikan pada komunikasi massa bersifat heterogen. Heterogenitas itu meliputi perbedaan usia, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan yang keseluruhannya akan menimbulkan adanya perbedaan kepentingan. Kepentingan atau interest komunikan dalam suatu kegiatan komunikasi sangat ditentukan oleh manfaat atau kegunaan pesan komunikasi itu bagi dirinya. Dengan demikian, komunikan melakukan seleksi terhadap pesan yang diterimanya.

Kondisi komunikan seperti ini perlu dipahami oleh seorang komunikator. Masalahnya, apabila komunikator ingin agar pesannya dapat diterima dan dianggap penting oleh komunikan, maka komunikator harus berusaha menyusun pesannya sedemikian rupa agar menimbulkan ketertarikan dari komunikan.

2. Prasangka

Menurut Sears, prasangka berkaitan dengan persepsi orang tentang seseorang atau kelompok lain, dan sikap serta perilakunya terhadap mereka. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai prasangka, maka sebaiknya kita bahas terlebih dahulu pengertian persepsi.

Persepsi adalah pengalaman objek pribadi, peristiwa faktor dari hambatan : personal dan situasional.

Untuk mengatasi hambatan komunikasi yang berupa prasangka pada komunikan, maka komunikator yang akan menyampaikan pesan melalui media massa sebaiknya komunikator yang netral, dalam arti ia bukan orang controversial, reputasinya baik artinya ia tidak pernah terlibat dalam suatu peristiwa yang telah membuat luka hati komunikan. Dengan kata lain komunikator itu harus acceptable. Disamping itu memiliki kredibilitas yang tinggi karena kemampuan dan keahliannya.

3. Stereotip

Adalah gambaran atau tanggapan mengenai sifat atau watak bersifat negative (Gerungan, 1983 : 169). Jadi stereotip itu terbentuk pada dirinya berdasarkan keterangan keterangan yang kurang lengkap dan subjektif.

Contoh: Orang Batak itu berwatak keras sedangkan orang Jawa itu berwatak lembut.

Seandainya dalam proses komunikasi massa ada komunikan yang memiliki stereotip tertentu pada komunikatornya, maka dapat dipastikan pesan apapun tidak dapat diterima oleh komunikan.

4. Motivasi

Merupakan suatu pengertian yang melingkupi semua penggerak, alasan-alasan atau dorongan-dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan manusia berbuat sesuatu (Gerungan 1983:142).

Motif adalah sesuatu yang mendasari motivasi karena motif memberi tujuan dan arah pada tingkah laku manusia. Tanggapan seseorang terhadap pesan komunikasi pun berbeda sesuai dengan jenis motifnya.

Motif dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

1. Motif Tunggal

Contoh: Motif seseorang menonton acara “Seputar Indonesia” yang disiarkan RCTI adalah untuk memperoleh informasi.

2.Motif Bergabung

Contoh: (kasus yang sama dengan motif tunggal) tetapi bagi orang lain motif menonton televisi adalah untuk memperolh informasi sekaligus mengisi waktu luang.

UPAYA-UPAYA DALAM MENGATASI HAMBATAN BERKOMUNIKASI

Untuk mengetahui hambatan tersebut dapat ditanggulangi dengan cara sebagai berikut :

1.Mengecek arti atau maksud yang disampaikan

Bertanya lebih lanjut pada si komunikan apakah ia sudah mengerti apa yang si komunikator bicarakan.

Contoh: Perawat bertanya pada pasien “Apakah sudah mengerti, Pak?”

2.Meminta penjelasan lebih lanjut

Sama halnya dengan poin pertama hanya saja disini si komunikator lebih aktif  berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain yang perlu ditanyakan lagi.

Contoh: “Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?”

3.Mengecek umpan balik atau hasil

Memancing kembali si komunikator dengan mengajukan pertanyaan mengenai hal atau pesan yang telah disampaikan kepada komunikan.

Contoh: “Tadi obatnya sudah diminum , Pak?” Sebelumnya si komunikator telah berpesan pada komunikan untuk meminum obat.

4.Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa isyarat

Contoh: “Obatnya diminum 3 kali sehari ya” sambil menggerakkan tangan.

5.Mengakrabkan antara pengirim dan penerima

Dalam hal ini komunikator lebih mendekatkan diri dengan berbincang mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini (keluhan tentang penyakitnya).

6.Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat

Si komunikator sebaiknya menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan pasien (atau yang ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak membuang-buang waktu.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

1. Dari segi sifatnya:

a. Komunikasi Lisan

b. Komunukasi Tertulis

c. Komunikasi Verbal

d. Komunikasi Non Verbal

2. Dari segi arahnya:

a. Komunikasi Ke atas

b. Komunikasi Ke bawah

c. Komunikasi Diagonal Keatas

d. Komunikasi Diagonal Kebawah

e. Komunikasi Horizontal

f. Komunikasi Satu Arah

g. Komunikasi Dua Arah

3. Menurut Lawannya:

a. Komunikasi Satu Lawan Satu

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)

c. Kelompok Lawan Kelompok

4. Menurut Keresmiannya:

a. Komunikasi Formal

b. Komunikasi Informal